Journaler og kopibøker

Sammen med korrespondansen i saksarkivene er journaler og kopibøker sentrale dokumenttyper som forteller om brev og skrivelser til og fra hospitalene. Disse protokollene finnes i alle arkivene.

En journal er en protokoll der alle innkomne brev registreres fortløpende. Hvert brev gis et løpenummer, og ofte er saksarkivet organisert etter dette løpenummeret, slik at man kan finne brevet igjen. I journalen registrerer man vanligvis når brevet ble skrevet, når det ble mottatt og hvem som var avsender. Som oftest noteres det hva brevet gjelder, og noen ganger blir innholdet litt mer utførlig beskrevet. I tillegg inneholder journalene ofte en anmerkning om hva som er gjort, om brevet er besvart, henlagt eller sendt videre til noen andre. Det refereres ofte også bakover eller fremover til andre brev i samme sak. 

I kopibøkene derimot finnes kopier eller avskrifter av de utgående brevene fra hospitalene. Samlet sett kan kopibøker, journaler og saksarkivene gi innblikk i saksgangen i ulike saker som gjelder driften av de ulike hospitalene. Da må man ofte bruke alle de tre arkivseriene for å få helheten i saken. 

I arkivene etter hospitalene finnes dels egne journaler og kopibøker for enkelte funksjoner i administrasjonen, som forvalter, forstander og kasserer. I arkivet etter St. Jørgens Hospital finnes egne kopibøker og journaler for inspeksjonen.